Kanban ist eine Methode zur Visualisierung und Verwaltung von Arbeitsabläufen, die ihren Ursprung in den 1940er Jahren bei Toyota hat. Ursprünglich entwickelt, um Lagerbestände zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, ist Kanban heute ein zentrales Element im agilen Projektmanagement. Die Methode nutzt ein Kanban-Board, um Aufgaben zu visualisieren, Fortschritte anzuzeigen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.
Ein Kanban-Board besteht typischerweise aus mehreren Spalten, die verschiedene Phasen eines Arbeitsprozesses darstellen. Aufgaben werden als Karten dargestellt, die von einer Spalte zur nächsten wandern, während sie bearbeitet werden. Diese Visualisierung ermöglicht es Teams, den Status ihrer Arbeit auf einen Blick zu erkennen und Engpässe schnell zu identifizieren.

Bildquelle: BuiltSmart Hub
Prinzipien von Kanban
Die Kanban-Methode basiert auf mehreren grundlegenden Prinzipien:
Visualisierung der Arbeit: Durch die Darstellung aller Aufgaben auf einem Board wird der Arbeitsfluss transparent und nachvollziehbar.
Limitierung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben (WIP-Limits): Diese Begrenzung hilft, Überlastungen zu vermeiden und den Fokus auf die aktuell wichtigsten Aufgaben zu legen.
Fokus auf den Fluss: Der kontinuierliche Fluss von Aufgaben durch die verschiedenen Phasen ist entscheidend für die Effizienz. Teams sollten darauf abzielen, die Durchlaufzeiten zu minimieren.
Feedback-Mechanismen: Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Prozesses fördern die kontinuierliche Verbesserung.
Anpassungsfähigkeit: Kanban ermöglicht es Teams, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und Prioritäten schnell anzupassen.
Aufbau eines Kanban-Boards
Ein Kanban-Board ist ein visuelles Werkzeug zur Darstellung und Organisation von Arbeitsprozessen. Es wird genutzt, um den Fluss von Aufgaben oder Projekten durch verschiedene Phasen eines Workflows transparent zu machen. Der Aufbau eines Kanban-Boards gliedert sich in mehrere Spalten, die die verschiedenen Zustände der Aufgaben darstellen.
1. Spalten (Swimlanes)
Die grundlegenden Spalten auf einem Kanban-Board sind in der Regel:
To Do (Aufgabenliste): Hier werden Aufgaben erfasst, die noch nicht begonnen wurden. Jede Aufgabe wird als Karte dargestellt, die den Titel der Aufgabe und eventuell zusätzliche Informationen wie Beschreibung, Verantwortliche und Fälligkeitstermine enthält.
In Progress (In Arbeit): Sobald ein Teammitglied mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnt, wird die Aufgabe von der "To Do"-Spalte in die "In Progress"-Spalte verschoben. Diese Spalte zeigt an, welche Aufgaben aktuell in Bearbeitung sind.
Done (Erledigt): Aufgaben, die vollständig abgeschlossen sind, landen in der "Done"-Spalte. Diese Spalte dient dazu, den Fortschritt des Teams sichtbar zu machen und zu feiern.
Zusätzlich können weitere Spalten hinzugefügt werden, um den Workflow noch detaillierter zu gestalten:
Waiting for Review (Zur Überprüfung): Manche Teams fügen eine Spalte ein, um Aufgaben zu kennzeichnen, die eine Überprüfung durch ein anderes Teammitglied erfordern.
Blocked (Blockiert): Hier landen Aufgaben, die aufgrund von Engpässen oder Abhängigkeiten nicht fortgeführt werden können.
2. Karten (Tasks, Tickets)
Jede Aufgabe wird auf dem Kanban-Board durch eine Karte (auch Ticket genannt) dargestellt. Eine Karte enthält in der Regel wichtige Informationen über die Aufgabe, wie z. B.:
Name oder Titel der Aufgabe
Verantwortliche Person(en)
Fälligkeitstermin
Beschreibung oder Anforderungen
Status oder Priorität
Karten können zusätzlich mit farblichen Markierungen (Labels) versehen werden, um unterschiedliche Aufgabenarten zu kennzeichnen, z. B. dringend, technische Aufgabe oder Wartungsarbeit.
3. WIP-Limits (Work in Progress Limits)
Kanban-Boards verfügen oft über WIP-Limits, die die maximale Anzahl von Aufgaben festlegen, die sich gleichzeitig in einer bestimmten Spalte (vor allem in der "In Progress"-Spalte) befinden dürfen. Dies verhindert, dass das Team zu viele Aufgaben gleichzeitig übernimmt, was die Effizienz mindern könnte.
WIP-Limits fördern den Fokus und verhindern Überlastung des Teams.
4. Swimlanes (Optionale Erweiterung)
Swimlanes sind horizontale Bahnen, die verwendet werden, um verschiedene Arten von Aufgaben oder Projekte zu kategorisieren. Zum Beispiel könnte eine Swimlane für dringende Kundenanfragen und eine andere für interne Verbesserungsprojekte genutzt werden. Diese Bahnen helfen dabei, Prioritäten besser zu visualisieren und unterschiedliche Workflows zu managen.
Funktionsweise eines Kanban-Boards
Die Funktionsweise eines Kanban-Boards basiert auf der kontinuierlichen Visualisierung und Optimierung des Workflows durch das Team. Es hilft, den Arbeitsfluss zu organisieren, Engpässe zu identifizieren und die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen.
1. Visualisierung des Workflows
Ein Kanban-Board visualisiert den Arbeitsprozess des Teams von der Idee bis zur Fertigstellung. Jede Aufgabe, dargestellt durch eine Karte, bewegt sich durch die verschiedenen Spalten (von "To Do" über "In Progress" bis hin zu "Done").
Das visuelle Layout des Boards erleichtert es, den aktuellen Stand der Arbeit zu erkennen. So ist auf einen Blick sichtbar, welche Aufgaben noch anstehen, welche gerade bearbeitet werden und welche bereits abgeschlossen sind.
2. Pull-System
Kanban basiert auf einem Pull-System, bei dem Aufgaben erst dann in die nächste Phase übergehen, wenn die Kapazität es zulässt. Das bedeutet, dass Teammitglieder neue Aufgaben erst dann in die "In Progress"-Spalte ziehen, wenn sie die Kapazität haben, diese auch zu bearbeiten.
Dadurch wird verhindert, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen werden, was den Fokus des Teams und die Qualität der Arbeit erhöhen kann.
3. Kontinuierlicher Fluss
Ein zentraler Grundsatz von Kanban ist der kontinuierliche Arbeitsfluss (Continuous Flow). Im Gegensatz zu anderen agilen Methoden, die in Iterationen oder Sprints arbeiten, erfolgt die Arbeit bei Kanban kontinuierlich. Aufgaben werden jederzeit hinzugefügt, und der Fokus liegt darauf, dass sie effizient durch den Prozess fließen.
Dieser ständige Fluss reduziert Verzögerungen und erlaubt es dem Team, flexibel auf neue Aufgaben und Anforderungen zu reagieren, ohne an feste Zeitrahmen gebunden zu sein.
4. Engpass-Identifikation
Das Kanban-Board macht Engpässe im Prozess sichtbar. Wenn beispielsweise viele Aufgaben in der "In Progress"-Spalte feststecken, wird deutlich, dass dieser Teil des Workflows überlastet ist. Teams können dann Maßnahmen ergreifen, um Engpässe zu beseitigen und den Workflow zu verbessern.
Durch die Transparenz der Aufgabenverteilung werden auch Ressourcen-Engpässe oder ineffiziente Prozesse deutlich sichtbar.
5. Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen)
Kanban fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Das Team beobachtet regelmäßig den Arbeitsfluss und passt Prozesse an, um sie effizienter zu gestalten. Kanban-Teams evaluieren oft die Anzahl und Art der erledigten Aufgaben (Durchsatz) sowie die durchschnittliche Zeit, die eine Aufgabe benötigt (Cycle Time), um den Arbeitsfluss zu optimieren.
Rückschlüsse auf Engpässe und die Teamproduktivität können auch in regelmäßigen Meetings (wie z. B. Retrospektiven) besprochen werden, um das System anzupassen.
6. Flexibilität
Kanban ist sehr flexibel. Neue Aufgaben können jederzeit ins System aufgenommen werden, und Prioritäten lassen sich einfach ändern. Da es keine festen Iterationen gibt, können Teams rasch auf Veränderungen reagieren, ohne den gesamten Workflow zu unterbrechen.
Auch die Struktur des Boards kann angepasst werden, um den Bedürfnissen des Teams oder Projekts zu entsprechen.
Kanban-Karten
Kanban-Karten sind kleine visuelle Darstellungen von Aufgaben oder Arbeitsschritten auf einem Kanban-Board. Jede Karte repräsentiert eine spezifische Aufgabe und enthält Informationen wie eine Beschreibung, den Verantwortlichen und möglicherweise ein Fälligkeitsdatum.
Diese Karten werden auf dem Kanban-Board verschoben, um den Fortschritt der Aufgaben im Arbeitsprozess zu verfolgen und zu organisieren. Sie dienen dazu, Aufgaben transparent zu visualisieren und den Teammitgliedern einen klaren Überblick über den Status der Arbeit zu bieten.Kanban-Karten sind vielseitig und können in Unternehmen unterschiedlich angepasst werden.
Ihre Gestaltung hängt vom jeweiligen Einsatzbereich (z.B. Management-Ebene vs. Produktion), dem Technologiegrad des Unternehmens und den für das Unternehmen relevanten Informationen ab. Dies bedeutet, dass die Gestaltung einer Kanban-Karte genauso individuell sein kann, wie die Anzahl und Benennung der Spalten auf einem Kanban-Board.
Vorteile von Kanban
Die Implementierung von Kanban bietet zahlreiche Vorteile:
Transparenz: Der Fortschritt jeder Aufgabe ist für das gesamte Team sichtbar.
Verbesserter Fokus: Durch WIP-Limits und den kontinuierlichen Fluss können Teams ihre Aufmerksamkeit auf eine begrenzte Anzahl von Aufgaben richten, was die Qualität und Geschwindigkeit erhöht.
Flexibilität: Anpassungen sind jederzeit möglich, wodurch sich Teams an veränderte Prioritäten oder Anforderungen anpassen können.
Engpass-Management: Engpässe werden schnell sichtbar, sodass das Team proaktiv handeln kann.
Kontinuierliche Verbesserung: Kanban fördert eine Kultur der Optimierung und Effizienzsteigerung.
Durch diesen strukturierten Aufbau und die klare Funktionsweise ist das Kanban-Board ein effektives Werkzeug, um komplexe Aufgaben und Prozesse im Team zu managen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
Nachteile von Kanban
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen und Nachteile:
Begrenzte Anwendbarkeit bei großen Teams: Kanban eignet sich am besten für kleine bis mittelgroße Teams. Bei größeren Gruppen kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten, was zu einer Fragmentierung der Informationen führen kann.
Mangelnde langfristige Planung: Kanban ist nicht für umfassende langfristige Planungen geeignet, da es sich auf kurzfristige Aufgaben konzentriert und Prioritäten je nach Situation geändert werden können.
Verlorene Karten: In physischen Kanban-Boards besteht das Risiko, dass Karten verloren gehen, was zu Informationsverlust führen kann. Digitale Boards bieten hier eine bessere Sicherheit.
Keine präzise Zeitplanung: Kanban bietet keine genauen Zeitvorgaben für die Erledigung von Aufgaben, was die Planung erschweren kann.
Fazit
Kanban stellt eine äußerst effektive Methode zur Optimierung von Arbeitsprozessen in der Planung und Bauausführung dar. Durch die Visualisierung von Aufgaben und Fortschritten ermöglicht es Teams, den Überblick über komplexe Projekte zu behalten und Engpässe frühzeitig zu identifizieren. Insbesondere in der Bauindustrie, wo viele Aufgaben gleichzeitig koordiniert werden müssen, trägt Kanban dazu bei, die Effizienz zu steigern und die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu verbessern.
Die Flexibilität von Kanban erlaubt es, sich schnell an Änderungen in den Projektanforderungen oder -bedingungen anzupassen, was in dynamischen Umgebungen wie dem Bauwesen von entscheidender Bedeutung ist. Zudem fördert die Methode die Selbstorganisation der Teams, was zu einer höheren Eigenverantwortung und Motivation führt.
Insgesamt bietet Kanban nicht nur eine transparente Übersicht über den Arbeitsfluss, sondern auch die Möglichkeit, die Qualität der Arbeit zu verbessern und die Durchlaufzeiten zu minimieren. Dies macht es zu einem wertvollen Werkzeug für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten in der Planung und Bauausführung.
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