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Bernhard Metzger

Effizientes Claim-Management: Konflikte im Bauwesen vermeiden und lösen

Aktualisiert: 30. Okt.

 

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Konfliktlösung im Bauwesen - Professionelles Claim-Management und außergerichtliche Streitbeilegung


Claimmanagement im Bauwesen bezieht sich auf die systematische Handhabung von Ansprüchen, die während eines Bauprojekts entstehen können. Diese Ansprüche, auch als "Claims" bezeichnet, resultieren häufig aus Abweichungen vom vertraglich vereinbarten Bau-Soll, sei es in Bezug auf Kosten, Zeitpläne oder spezifische Leistungen. Claimmanagement umfasst sowohl die Identifikation als auch die Dokumentation und Durchsetzung dieser Ansprüche. Es ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements und spielt eine entscheidende Rolle bei der Konfliktlösung. In jedem Bauprojekt können Abweichungen, Änderungen und Missverständnisse auftreten, die potenziell zu Konflikten führen. Professionelles Claimmanagement hat zum Ziel, diese Streitigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen. Besonders in Großprojekten, bei denen viele Beteiligte involviert sind, sind Verfahren zur Konfliktlösung von großer Bedeutung. Hierbei gewinnen außergerichtliche Verfahren wie Mediation und Schiedsverfahren zunehmend an Relevanz. Ein effektives Claimmanagement erfordert nicht nur eine präzise Dokumentation der Ansprüche, sondern auch eine enge Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten, um Missverständnisse zu vermeiden und eine konstruktive Streitkultur zu fördern.

Ein nachhaltiges Claimmanagement beginnt bereits in der Planungsphase eines Projekts. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über die vertraglichen Verpflichtungen entwickeln und dass klare Kriterien für die Identifikation von Leistungsabweichungen festgelegt werden. Durch sorgfältige Vertragsgestaltung und präzise Leistungsbeschreibungen lassen sich viele potenzielle Konflikte bereits im Vorfeld minimieren.

Insgesamt ist Claimmanagement ein unverzichtbares Werkzeug im Bauwesen, um die Effizienz von Projekten zu steigern und gleichzeitig rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. In diesem Beitrag werden wir die Bedeutung des Claimmanagements vertiefen und Strategien zur erfolgreichen außergerichtlichen Streitbeilegung beleuchten.


Bildquelle: BuiltSmart Hub


Inhaltsverzeichnis


  1. Professionelles Claim-Management zur Vermeidung von Streitigkeiten

  2. Verfahren zur außergerichtlichen Streitbeilegung

  3. Mediation und Schiedsverfahren im Bauwesen

  4. Fazit



1. Professionelles Claim-Management zur Vermeidung von Streitigkeiten


Ein effektives Claim-Management ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements im Bauwesen und verfolgt mehrere Ziele:


  • Erkennung von Abweichungen: Es ermöglicht den Beteiligten, Abweichungen vom ursprünglichen Vertrag frühzeitig zu erkennen und zu dokumentieren.

  • Durchsetzung von Ansprüchen: Die betroffenen Parteien, sei es der Auftraggeber oder der Auftragnehmer, können ihre Ansprüche formell geltend machen.

  • Vermeidung von Konflikten: Durch eine klare Kommunikation und Dokumentation wird das Risiko von Streitigkeiten minimiert.


Bildquelle: BuiltSmart Hub


Es bietet einen strukturierten Ansatz, um potenzielle Ansprüche, die während der Bauphase entstehen können, frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und zu behandeln. In der Praxis handelt es sich bei Claims in der Regel um zusätzliche Forderungen, die aus Verzögerungen, Planungsänderungen, unerwarteten Umständen oder unvorhergesehenen Kosten resultieren. Ein unprofessioneller Umgang mit Claims kann dazu führen, dass sich Projekte stark verzögern, Kosten explodieren und schlussendlich zu ernsthaften rechtlichen Auseinandersetzungen führen.


Um Claims effektiv zu managen, ist eine klare und lückenlose Vertragsgestaltung unerlässlich. Verträge sollten nicht nur die zu erbringenden Leistungen definieren, sondern auch klare Regelungen für den Umgang mit Abweichungen und Änderungen enthalten. Dies minimiert Interpretationsspielräume und schafft Sicherheit für alle Parteien. Des Weiteren sind präzise und kontinuierliche Dokumentation sowie Berichterstattung entscheidend. Jeder Schritt des Projekts sollte schriftlich festgehalten werden, einschließlich sämtlicher Änderungen, Verzögerungen und Entscheidungen, die während der Ausführung getroffen werden. Diese Dokumentation dient als Beweismittel im Falle von Streitigkeiten und unterstützt das Claim-Management, indem sie Klarheit und Transparenz über den Projektverlauf schafft.


Die Prozesse im Claim-Management umfassen mehrere Schritte:

  1. Dokumentation: Alle relevanten Informationen zu Abweichungen müssen systematisch dokumentiert werden. Dazu gehören Protokolle, E-Mails, Berichte und andere Kommunikationsmittel.

  2. Analyse: Die gesammelten Daten werden analysiert, um festzustellen, ob ein Anspruch gerechtfertigt ist. Dies erfordert oft juristische Expertise sowie Kenntnisse in Baubetrieb und -recht.

  3. Verhandlung: In vielen Fällen ist eine Verhandlung zwischen den Parteien erforderlich, um eine Einigung zu erzielen. Hierbei können Mediation oder andere alternative Streitbeilegungsverfahren eingesetzt werden.

  4. Durchsetzung: Sollte keine Einigung erzielt werden können, kann es notwendig sein, rechtliche Schritte einzuleiten. Dies kann Gerichtsverfahren oder Schiedsverfahren umfassen.


Bildquelle: BuiltSmart Hub


Ein weiteres zentrales Element des Claim-Managements ist das regelmäßige Monitoring und die proaktive Risikobewertung. Projektmanager sollten fortlaufend überwachen, ob sich Risiken abzeichnen, die zu einem Claim führen könnten. Dazu gehört auch die Zusammenarbeit mit den Vertragsparteien, um mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und Lösungsansätze zu entwickeln, bevor sie eskalieren. Wenn Claims rechtzeitig erkannt und adressiert werden, lassen sich Streitigkeiten oftmals schon im Keim ersticken.


Zusätzlich spielt die Schulung und Sensibilisierung des Personals eine wichtige Rolle. Projektteams sollten regelmäßig in den Bereichen Vertragsmanagement, Risikomanagement und Claim-Handling geschult werden. Auf diese Weise können sie frühzeitig potenzielle Ansprüche identifizieren und angemessen reagieren. Denn je besser die Teams auf die Herausforderungen des Claim-Managements vorbereitet sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Streitigkeiten entstehen.


Bildquelle: BuiltSmart Hub


Das frühzeitige und präzise Management von Claims ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Risikominimierung. Bauprojekte sind oft komplexe und dynamische Systeme, bei denen selbst kleine Änderungen weitreichende Auswirkungen haben können. Ein vorausschauendes Claim-Management kann dabei helfen, potenzielle Streitpunkte frühzeitig zu entschärfen, bevor sie zu großen Konflikten eskalieren.

Unterschied zwischen Claims und Nachträge

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es wesentliche Unterschiede. Der Unterschied zwischen Claims und Nachträgen im Bauwesen ist entscheidend für das Verständnis der Vertragsverhältnisse und der Ansprüche, die während eines Bauprojekts entstehen können.


Ein Claim ist ein Anspruch, den eine Vertragspartei stellt, wenn sie sich durch Ereignisse oder Verhaltensweisen der anderen Partei benachteiligt sieht. Er tritt auf, wenn die vereinbarten Vertragsbedingungen nicht eingehalten werden und finanzielle oder zeitliche Entschädigungen gefordert werden.


Merkmale eines Claims:

  • Ursprung: Tritt auf, wenn eine Vertragspartei einen Verstoß gegen den Vertrag geltend macht, wie z. B. Verzögerungen oder Störungen durch die andere Partei.

  • Anspruch auf Entschädigung: Ein Claim verlangt oft eine Entschädigung für entstandene Schäden, Kosten oder Zeitverluste, die durch das Verhalten oder Versäumnis der anderen Partei entstanden sind.

  • Streitpotenzial: Claims führen häufig zu Diskussionen und manchmal sogar zu rechtlichen Auseinandersetzungen, wenn keine Einigung erzielt wird.


Nachträge sind Anpassungen an den ursprünglichen Bauvertrag, die zusätzliche Leistungen oder Änderungen von vereinbarten Arbeiten abdecken. Sie entstehen oft aus unvorhergesehenen Umständen, zusätzlichen Anforderungen des Auftraggebers oder Planungsfehlern.


Merkmale eines Nachtrags:

  • Ursprung: Entsteht aus Veränderungen im Bauumfang, wie z. B. Designänderungen oder zusätzliche Leistungen, die nicht im ursprünglichen Vertrag vorgesehen waren.

  • Genehmigung: Nachträge müssen formal genehmigt und vertraglich festgehalten werden.

  • Zahlung und Zeitrahmen: Ein Nachtrag führt häufig zu einer Anpassung der Baukosten oder einer Verlängerung der Bauzeit.


Zusammenfassung der Unterschiede

  1. Initiatoren: Claims können sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer eingefordert werden, während Nachträge ausschließlich vom Auftragnehmer gestellt werden.

  2. Einigkeit: Bei einem Claim besteht oft Uneinigkeit über den Grund und/oder die Höhe des Nachtrags, während Nachträge in der Regel auf klaren, nachweisbaren Änderungen basieren.

  3. Rechtlicher Rahmen: Claims können eine breitere Palette an Ansprüchen abdecken, während Nachträge spezifisch auf Vergütungsanpassungen abzielen.

Merkmal

Nachtrag

Claim

Ursache

Erweiterungen oder Änderungen

Vertragsverletzungen

Ziel

Anpassung des Leistungsumfangs

Entschädigung für Verluste

Formalisierung

Vertragsanpassung

Oft außergerichtliche Lösung

Konfliktpotenzial

Niedrig

Höher, oft streitträchtig


Das Verständnis dieser Unterschiede ist für alle Beteiligten im Bauwesen von Bedeutung, da es hilft, Missverständnisse zu vermeiden und klare Kommunikationswege zu etablieren. Ein effektives Management von Claims und Nachträgen ist entscheidend für den Erfolg eines Bauprojekts und kann wesentlich zur Minimierung von Konflikten beitragen.


Anti-Claim-Management

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Zusammenhang mit Claimmanagement ist das sogenannte Anti-Claim-Management. Dieses Konzept zielt darauf ab, potenzielle Claims bereits im Vorfeld zu vermeiden:

  • Prävention: Durch sorgfältige Planung und klare Vertragsbedingungen wird versucht, Unklarheiten zu vermeiden, die später zu Claims führen könnten.

  • Frühzeitige Identifikation: Risiken und Probleme sollten so früh wie möglich identifiziert werden, um rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.

  • Schulung: Die Schulung aller Beteiligten hinsichtlich der relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden.



2. Verfahren zur außergerichtlichen Streitbeilegung


Konflikte sind im Bauwesen fast unvermeidlich, doch müssen sie nicht zwangsläufig vor Gericht ausgetragen werden. Die außergerichtliche Streitbeilegung bietet eine effiziente und kostengünstige Alternative, um Differenzen zwischen Bauherren, Auftragnehmern und anderen Projektbeteiligten zu lösen. In vielen Fällen sind gerichtliche Verfahren nicht nur kostenintensiv und zeitaufwendig, sondern können auch die Geschäftsbeziehungen zwischen den Parteien langfristig schädigen. Verfahren der außergerichtlichen Streitbeilegung bieten hingegen flexiblere und oft schneller umsetzbare Lösungen.


Bildquelle: BuiltSmart Hub



Es gibt verschiedene Formen der außergerichtlichen Streitbeilegung, darunter Schlichtung, Adjudikation, Mediation und das Schiedsverfahren. Jedes dieser Verfahren hat seine eigenen Merkmale und Vorteile.


  • Schlichtung: Bei der Schlichtung tritt ein neutraler Dritter, der sogenannte Schlichter, zwischen die Konfliktparteien, um eine gütliche Einigung zu erleichtern. Der Schlichter führt beide Parteien durch den Verhandlungsprozess und hilft, Missverständnisse aufzuklären, und fördert den Austausch von Argumenten und Sichtweisen. Anders als bei der Mediation, wo die Parteien eigenständig eine Lösung erarbeiten, geht der Schlichter über die bloße Moderation hinaus. Er kann eine konkrete Lösungsvorschläge unterbreiten, die auf der rechtlichen und vertraglichen Grundlage des Bauvorhabens basieren. Diese Empfehlungen sind nicht bindend und dienen lediglich als Vorschlag für die Streitparteien. Jedoch können sich die Parteien darauf einigen, die vorgeschlagene Lösung zu akzeptieren. Die Stärke der Schlichtung liegt in der Flexibilität des Verfahrens, das oft weniger formell und kostengünstiger ist als ein Schieds- oder Gerichtsverfahren, und das trotzdem häufig zu einer zügigen und pragmatischen Lösung führt.


  • Adjudikation: Die Adjudikation ist ein Verfahren, das sich insbesondere im angelsächsischen Rechtsraum etabliert hat und oft in großen Bauprojekten zur schnellen Streitbeilegung eingesetzt wird. Der Adjudikator ist ein unabhängiger und sachkundiger Experte, der oft bereits zu Beginn eines Projekts ernannt wird. Dies ermöglicht ihm, bei aufkommenden Streitigkeiten zeitnah einzugreifen. Das Verfahren ist darauf ausgelegt, im laufenden Bauprozess eine sofortige Entscheidung zu treffen, damit Verzögerungen oder Unterbrechungen vermieden werden. Anders als bei der Schlichtung ist die Entscheidung des Adjudikators sofort umsetzbar und bindend, jedoch nur vorläufig. Sie wird bis zur endgültigen Klärung durch ein Schiedsverfahren oder Gerichtsbeschluss als rechtlich verbindlich angesehen. Dieser provisorische Charakter gibt den Parteien die Möglichkeit, das Bauvorhaben fortzuführen, während sie parallel die Streitigkeit auf einer formellen Ebene weiterverfolgen. Die Schnelligkeit und Effizienz der Adjudikation sind entscheidende Vorteile, da sie zeitaufwendige Projektunterbrechungen minimieren und Kosten einsparen kann.


Ein großer Vorteil der außergerichtlichen Streitbeilegung liegt in der Möglichkeit, die Geschäftsbeziehung zwischen den Konfliktparteien zu erhalten. Im Gegensatz zu gerichtlichen Auseinandersetzungen, die oft konfrontativ verlaufen und zu einer Verschlechterung des Verhältnisses führen, bieten außergerichtliche Verfahren einen Rahmen für konstruktive Gespräche und kooperative Lösungen. Außerdem können diese Verfahren in der Regel flexibler gestaltet werden, was sie besonders in komplexen Bauprojekten attraktiv macht. Zeit und Kosten werden gespart, und es besteht oft die Möglichkeit, dass die Parteien schneller zu einer einvernehmlichen Lösung gelangen.



3. Mediation und Schiedsverfahren im Bauwesen


Mediation und Schiedsverfahren sind zwei besonders häufig genutzte Verfahren zur außergerichtlichen Konfliktlösung im Bauwesen. Während beide Verfahren darauf abzielen, Konflikte effizient zu lösen, unterscheiden sie sich in ihrem Ansatz und ihrer Verbindlichkeit.


Mediation ist ein freiwilliges und informelles Verfahren, bei dem ein neutraler Mediator die Parteien dabei unterstützt, eine einvernehmliche Lösung für ihren Konflikt zu finden. Der Mediator hat keine Entscheidungsbefugnis, sondern fungiert als Vermittler. Mediation ist besonders vorteilhaft, wenn die Parteien langfristig zusammenarbeiten müssen, wie es häufig im Bauwesen der Fall ist. Die Mediation fördert den Dialog zwischen den Parteien und ermöglicht es ihnen, eine Lösung zu erarbeiten, die für beide Seiten akzeptabel ist. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn emotionale oder komplexe Themen im Spiel sind, die in einem formalen Verfahren möglicherweise nicht ausreichend berücksichtigt werden. Mediation bietet zudem den Vorteil, dass der Prozess vertraulich ist, was in sensiblen Projekten von hoher Bedeutung sein kann.


Das Schiedsverfahren hingegen ist ein formaleres Verfahren, bei dem ein Schiedsgericht, bestehend aus einem oder mehreren Schiedsrichtern, eine rechtsverbindliche Entscheidung trifft. Im Vergleich zur Mediation hat das Schiedsverfahren eine stärker gerichtliche Struktur, wobei die Entscheidung des Schiedsgerichts in der Regel endgültig ist und nicht vor einem staatlichen Gericht angefochten werden kann. Schiedsverfahren sind besonders dann sinnvoll, wenn die Parteien eine schnelle und endgültige Lösung wünschen, ohne die langwierigen Prozesse eines staatlichen Gerichtsverfahrens durchlaufen zu müssen.

Ein weiterer Vorteil des Schiedsverfahrens ist die Flexibilität in der Gestaltung des Verfahrens. Die Parteien können die Schiedsrichter auswählen und den Ablauf des Verfahrens in gewissem Maße mitbestimmen. Oft werden Schiedsrichter mit spezifischem Fachwissen im Bauwesen gewählt, was sicherstellt, dass die Entscheidung auf einer fundierten fachlichen Grundlage basiert. Dies ist besonders bei komplexen technischen Fragen von Vorteil, die ein allgemeines Gericht möglicherweise nicht vollständig durchdringen könnte.


Beide Verfahren – Mediation und Schiedsverfahren – tragen dazu bei, langwierige gerichtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden und Konflikte schneller, kosteneffizienter und in einem vertraulichen Rahmen zu lösen. Die Wahl zwischen Mediation und Schiedsverfahren hängt von den spezifischen Umständen des Konflikts ab, aber beide bieten wertvolle Werkzeuge, um Bauprojekte erfolgreich und ohne unnötige Verzögerungen oder Kosten zu beenden.



4. Fazit


Claim-Management und die außergerichtliche Streitbeilegung sind wesentliche Instrumente im modernen Bauwesen, um Konflikte proaktiv zu vermeiden oder effizient zu lösen. Durch ein professionelles Claim-Management werden potenzielle Streitigkeiten frühzeitig erkannt und bearbeitet, während Verfahren wie Mediation und Schiedsverfahren es den Parteien ermöglichen, Differenzen ohne gerichtliche Auseinandersetzungen beizulegen. Die Wahl der richtigen Strategie und Methode ist dabei entscheidend, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten und wirtschaftliche sowie zeitliche Ressourcen optimal zu nutzen.


 

Über BuiltSmart Hub



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Gegründet von Bernhard Metzger, einem erfahrenen Bauingenieur, Projektentwickler und Fachbuchautor mit über 35 Jahren Erfahrung, bietet BuiltSmart Hub fundierte Einblicke, hochwertige und gut recherchierte Inhalte und eine Vielzahl an Themen, um in der schnelllebigen Welt des Planens und Bauens von Bauwerken auf dem neuesten Stand zu bleiben: Von detaillierten Projektdokumentationen, Experteninterviews und Berichte über die neuesten technologischen Entwicklungen, KI und Robotik sowie Softwarelösungen und vieles mehr.

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